نصائح خبير تخطيط الأحداث
بالعربي / يمكن أن تساعد الأفكار الجيدة والإبداع وقائمة مراجعة التخطيط لحدث منظم في جعل الحدث الخاص بك ناجحًا للغاية. تشارك أليسون وينستروب ، مالكة ومنسقة الأحداث في Aviva Events ، في كل شيء بدءًا من التجمعات الحميمة وحتى حفلات الزفاف وجمع التبرعات وفعاليات الشركات. استغرقت أليسون بعض الوقت من جدول أعمالها المزدحم لمشاركة النصائح لمساعدتك في قائمة مراجعة التخطيط للحفل ومشاركة الخبرات في حياتها المهنية كمنسقة للحدث.
تنظيم حفلات التخطيط
LoveToKnow (LTK): عندما تبدأ في تنظيم حدث ما ، فإنك تجمع المعلومات في قائمة مرجعية لتخطيط الحدث للمساعدة في توجيه الاتجاه الذي سيتجه إليه وما ستحتاج إليه لتحقيق ذلك. ما هي بعض أهم العناصر التي يجب تضمينها دائمًا؟
أليسون وينستروب (AW):
- الميزانية: حاول أن تصنع واحدة وتلتزم بها – من السهل جدًا الإفراط في الإنفاق بدون واحدة.
- تقديم الطعام: حتى إذا كنت تقوم بالطهي بنفسك ، فتأكد من البحث لتحديد كمية الطعام والمشروبات التي ستحتاجها لاستيعاب ضيوفك.
- الجدول الزمني: على سبيل المثال ، بالنسبة لحدث رسمي ، يجب أن تخرج دعواتك قبل شهرين ، ولكن بالنسبة لحدث غير رسمي ، يُقبل من 2 إلى 4 أسابيع. إذا قمت بإنشاء جدول زمني ، فسيكون من الأسهل بكثير تذكر التفاصيل ، والاطلاع عليها جميعًا دون الشعور بالارتباك!
إذا كان كل ما لديك هو أصدقاء جيدون وطعام جيد ، فلا يمكنك أن تخطئ! وإذا كنت قد التزمت بميزانيتك أثناء العملية ، فهذا يجعلها أفضل.
LTK: قد لا تلتقط القائمة المرجعية للتخطيط للحدث جميع التفاصيل دائمًا أو تتوقع كل شيء يمكن أن يحدث بشكل خاطئ. ما هي بعض النصائح الجيدة للمساعدة في تقليل احتمالية حدوث مشاكل أثناء الحدث؟
ألان وودز: أولاً وقبل كل شيء هو الموقف الإيجابي. سوف تسوء الأمور. هذه فقط طبيعة العالم! ولكن إذا استطعت أن تأخذها خطوة بخطوة ، فسترى أنها ليست مشكلة كبيرة وأن معظم ضيوفك لن يلاحظوا أو يهتموا. هكذا قال؛ من الجيد دائمًا التأكد من أن مجموعة أدوات الطوارئ وخزانة الأدوية لديك مخزنة بالكامل (للمشكلات الخطيرة) وأرقام خدمات التوصيل العديدة المتاحة في حالة حدوث كارثة في تقديم الطعام أو المطبخ. من الجيد أيضًا أن يكون لديك بعض النقود الفائضة والعديد من أرقام شركات سيارات الأجرة في متناول اليد لأي ضيف قد يستمتع بمشروب واحد أكثر من اللازم.
ثيمات الحزب
LTK: يمكن للسمات أن تجعل الحفلة أو تنكسر. ما هي بعض أكثر مواضيع الحفلات شعبية؟ ما هي الأكثر غرابة؟
أيمي: بالنسبة لحفلة الأطفال ، كل شيء مباح ولا حدود للموضوع! الأكثر شعبية هي الشخصيات الكرتونية المفضلة أو حفلات “الأميرة”. بالنسبة لحفلات البالغين ، أود أن أشير إلى أن أي موضوع يمكن أن يعمل – إذا تم بالطريقة الصحيحة. عند العمل مع موضوع ، اتبع دائمًا نهجًا أكثر دقة. خلاف ذلك ، سينتهي بك حفل الكوكتيل للبالغين وكأنه حفلة للأطفال.
ميزانية الحزب
LTK: إذا كان عميلك لديه ميزانية محدودة ، فما هي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها توفير المال دون التضحية بالجودة أو العرض؟
ألان وودز: يمكنك دائمًا توفير المال إذا كنت على استعداد لوضعه في الوقت المناسب. قد يعني ذلك قضاء ساعات في إنشاء دعوات أو قطع مركزية يدويًا بدلاً من الدفع لشخص آخر للقيام بذلك نيابةً عنك. أو ، إذا كان لديك صديق متخصص في مجال معين متعلق بالحدث (الموسيقى ، الطعام ، الأزهار) ، فقد تتمكن من مقايضة وقتك ومواهبك في منطقة تتخصص فيها. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال المحاسبة ، فاعرض مساعدة صديقك بائع الزهور في دفع ضرائبه مقابل كسر السعر أو درس موجز في تصميم الأزهار. أيضا ، اتصل بالجامعات المحلية. غالبًا ما يكون الطلاب الجامعيين والخريجين في مجالات مثل التصوير الفوتوغرافي والموسيقى موهوبين بشكل لا يصدق ، لكنهم على استعداد للعمل مقابل أقل من أجل بناء محافظهم.
اقتراحات من أجل نجاح الحزب
LTK: هل لديك أي اقتراحات يمكن أن تساعد في ضمان نجاح الحفلة؟
AW: يمكن لقائمة المدعوين أن تجعل حفلتك أو تكسرها تمامًا! تأكد من وجود مزيج جيد من الوجوه القديمة والجديدة ، وتأكد من تعريف الجميع ببعضهم البعض. سيبقي المزيج الصحيح من الأشخاص الحفلة مستمرة طوال الليل ، في حين أن المزيج الخاطئ يمكن أن يترك الجميع في صمت غير مريح. لا تخف من دعوة صديقك أو جارك بالخارج: إنه لأمر رائع دائمًا أن يكون لديك شخص ما لإضفاء الإثارة على الأمور!
وظائف تخطيط الحفلات
LTK: تخطيط الحفلات مجال مثير للاهتمام. ما الذي ألهمك للتحرك في هذا الاتجاه كمهنة؟
ألان وودز: إنه شيء وقعت فيه للتو في البداية. أثناء وجودي في الكلية ، درست فنون الاتصال مع التركيز على الإنتاج التلفزيوني. لكن بصفتي عضوًا في مجلس إدارة العديد من المنظمات الطلابية ، وجدت نفسي أخطط للعديد من الأحداث وأحببت العملية. يتطلب الأمر نوعًا معينًا ، غريبًا تقريبًا ، من الشخصية للتعامل مع ضغوط الوظيفة ولحب التنظيم وتفاصيل كل شيء ، ويبدو أنه يناسبني تمامًا. لقد تواصلت مع منظمي الأحداث المحليين الآخرين وتطوعت بمساعدتي لاكتساب المزيد من الخبرة ، ونمت من هناك! لم يمض وقت طويل قبل أن أتفرّع بمفردي لإنشاء Aviva Events ، ولا يمكن أن أكون أكثر سعادة بهذا القرار.
LTK: ما هو أحد أكثر الأحداث التي لا تنسى التي نظمتها على الإطلاق؟
أيمي: من المؤكد أن حفل الزفاف الأول الذي عملت فيه هو أكثر حفل لا يُنسى. بطريقة ما أثناء الحفل ، تم إغلاق الغرفة التي يتم فيها تخزين إمداداتنا الخاصة بالاستقبال … انتهى بي الأمر إلى رفع الحائط والتسلق عبر النافذة للدخول إلى الغرفة وفتح الباب! بالتأكيد تجربة لا تُنسى ودرسًا سريعًا في كيفية “كل شيء” أثناء العمل في حدث ما. لقد نجح كل شيء في النهاية ، وانتقل كل شيء من الكنيسة إلى موقع الاستقبال في الوقت المناسب ، ولم يكن حفل الزفاف أكثر حكمة.
LTK: ما أكثر شيء تستمتع به في التخطيط للحفلات؟
أكثر ما أستمتع به هو التعرف على عملائي ومساعدتهم على التخطيط ليوم مهم في حياتهم. كل شخص لديه قصة ، وأنا أسمع الكثير منهم! زبائني مختلفون تمامًا ولديهم خلفيات متنوعة جدًا ؛ لا يوجد حدثان متماثلان على الإطلاق ، ولا أحب دائمًا معرفة ما قد يحدث لاحقًا.
LTK: هل هناك أي أنواع من الحفلات أو الأحداث التي قد لا تأخذها في الاعتبار لمشروع ما؟
أيمي: سأفكر في أي نوع من الأحداث. في حالات نادرة ، هناك بعض الأحداث أو العملاء الذين قد أشعر أن هناك مخططًا محليًا آخر مناسبًا لهم بشكل أفضل ، وإذا ظهرت هذه المناسبة ، فأنا أنقل التوصية.
LTK: ما هي أكثر تجربة مجزية لك كمنسق تخطيط للحدث؟
أيمي: من الصعب جدًا اختيار تجربة واحدة أكثر مكافأة. خلال عملية التخطيط للحدث ، عادةً ما أصبح قريبًا جدًا من عملائي. بعد كل حدث ، قد يكون الشكر الذي أحصل عليه منهم وأصدقائهم وعائلاتهم ساحقًا. لكن معظم المكافآت تأتي من العمل مع المنظمات غير الربحية. عندما أتمكن من مساعدة المجموعات في إنشاء حدث يجمع الأموال لدعم مهمتهم ، فإن كل العمل الشاق يستحق كل هذا العناء!
LTK: بالنسبة لأولئك منا الذين يفكرون في الحصول على وظيفة في التخطيط للحفلات ، ما هي النصيحة التي يمكنك تقديمها لهم؟
ألان وودز: أود أن أقترح البدء بالتطوع مع منظمة غير ربحية. لديهم أحداث لجمع التبرعات على أساس منتظم وهي نقطة انطلاق رائعة للتجربة ، بالإضافة إلى كونها مجزية للغاية! اتصل أيضًا بالفصل المحلي الخاص بك من ISES (الجمعية الدولية للمناسبات الخاصة) أو ABC (رابطة مستشاري الزفاف) أو MPI (Meeting Planners International) للتعرف على الاجتماعات في منطقتك وبدء التواصل مع مخططي الأحداث والموردين الآخرين.
مزيد من المعلومات حول أحداث أفيفا
لمعرفة المزيد حول Aviva Events ، قم بزيارة الموقع الإلكتروني أو اتصل بشركة Aviva على 513-288-0356. أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى Alison Wenstrup على [email protected]. يمكن إرسال عنوان البريد إلى Aviva Events على PO Box 9391، Cincinnati، OH 45209.
المصدر / mejorconsalud.as.com / المترجم / barabic.com
يجب أنت تكون مسجل الدخول لتضيف تعليقاً.